Pet izazova sa kojima se suočava industrija skupova u 2019

Tesni budžeti za sastanke, vremenski pritisci, organizacijski problemi, nedostatak kreativnosti u hotelima, sve složeniji i skuplji mandati u ugostiteljstvu, potreba za dinamičnijim i obogaćujućim iskustvima i otpor promjenama – to su među glavnim izazovima sa kojima se suočava industrija kongresa u 2019. .Teneo Hospitality Group anketirao je 150 planera sastanaka i hotelijera o izazovima sa kojima se suočavaju u efikasnom nadmetanju na današnjem promjenjivom i komplikovanom tržištu. Zanimljivo je da su neki od izazova s ​​kojima se planeri suočavaju interni, unutar njihovih vlastitih organizacija. Svi su identifikovali ograničene budžete za sastanke, nedostatak vremena i donekle nefleksibilne korporativne kulture koje su dovele do dodatnih problema kao što su nedostatak inovacija i loša kontrola troškova.

„Mnogi od ovih izazova – i njihova rješenja – su međusobno zavisni,” kaže predsjednik Tenea Mike Schugt. On napominje da profesionalci za sastanke kažu da imaju zabrinutosti unutar svoje organizacije i korporativne kulture koje doprinose otporu promjenama, što rezultira negativnim uticajem na budžete. Planeri također kažu da ovi izazovi, zajedno sa brojnim zahtjevima za vremenom, inhibiraju kreativne strategije koje bi inače mogle pomoći u rješavanju prepreka istaknutih u najnovijem istraživanju Tenea.

„Teneo i njegovi članovi hotela i DMC-a imaju jedinstvenu priliku da se pojačaju i pomognu u rješavanju izazova naših partnera u planu“, kaže Mike Schugt. “Možemo uvesti kreativne ponude koje štede vrijeme i koje također mogu zadovoljiti svoj krajnji rezultat. Razumijevanjem potreba koje nadilaze cijene, datume i prostor, hoteli mogu pružiti inovativna rješenja za izazove sa kojima se planeri suočavaju iza kulisa.”

Izazov #1 Budžeti. Na listi izazova za sve učesnike ankete su bili neadekvatni budžeti. Planeri su naveli rastuće troškove, posebno u pogledu hrane i pića, bez uporedivog povećanja budžeta. Složenost povećanja budžeta od različitih korporativnih odjela utiče na svaki aspekt procesa sastanka od obuke osoblja do pregovaranja o ugovorima. Uprkos snažnoj ekonomiji, neki planeri su prijavili smanjenje budžeta. Ispitanici su istakli da nemogućnost dobijanja adekvatnih sredstava odražava nedostatak razumijevanja dubokih promjena u industriji sastanaka koje zahtijevaju više, a ne manje ulaganja. Potrebe polaznika danas su veoma različite, posebno među milenijalcima i generacijom Z kojima je potreban visok stepen tehničkih usluga, veće angažovanje i zabavne aktivnosti – potrebe koje je teško zadovoljiti malim budžetom. Ipak, menadžment i prisutni su imali izuzetno visoka očekivanja.

Predloženo rješenje: Osnovni način na koji planeri mogu postići svoj budžet je da budu transparentni i u otvorenoj komunikaciji sa imovinom. Iako je tendencija da se igra na karte blizu prsluka, transparentnost od početka pregovora ključna je za efikasno planiranje i držanje troškova pod kontrolom. Iako mnogi planeri smatraju da moraju zadržati neke od svojih budžetskih briga do daljeg u procesu planiranja, iskren i sveobuhvatan pogled na ciljeve i resurse sastanaka omogućit će hotelijerima da predstave realan budžet.

Izazov #2 Nedostatak vremena. Vremenski pritisci utiču na svaki posao i organizaciju, ali neke brige imaju posebne posledice za industriju sastanaka. Gotovo svi ispitanici naveli su nedostatak vremena i identifikovali izazove koji bi mogli imati dalekosežne posljedice. S velikim napretkom u tehnologiji koji utiče na industriju, hotelijeri i planeri su primijetili da im često nedostaje vremena da prate tehnički razvoj. Ovaj problem je bio pojačan kada su učesnici bili ispred planera i hotela u sopstvenoj upotrebi tehnologije. Obuka nove generacije planera sastanaka i hotelskog osoblja ključna je za napredak industrije. Ali malo njih je imalo vremena da razviju efikasne programe, skrojene da zadovolje različita gledišta i tehničke vještine nove generacije. Najznačajnije, ispitanici su bili zabrinuti da veliki detalji svakodnevnog rada ostavljaju malo vremena za dugoročno, strateško planiranje. A najveći rasipnik vremena? Previše nepotrebnih e-poruka.

Predloženo rešenje: Hoteli su često preplavljeni potencijalnim klijentima i možda neće uvek moći da odgovore za 24 sata. Planeri se ohrabruju da unaprijed navedu svoj vremenski okvir za odgovor kako bi hoteli i odmarališta mogli ponuditi veći kvalitet odgovora. Za planere, oni tada mogu prikupiti svoje glavne odgovore odjednom i biti sigurni da će kvalitet odgovora biti veći ako se malo više vremena dodijeli osobinama od interesa. Planeri koji nabavljaju više od 6 ili 7 hotela po potencijalnom klijentu iu više gradova će obično biti manje ozbiljni od strane hotela. Tako planeri mogu uštedjeti vrijeme i povećati kvalitetu odgovora smanjenjem broja hotelskih izvora s kojima kontaktiraju.

Ako planeri mogu podijeliti fleksibilnost s datumima u ranoj fazi procesa, uštedjet će vrijeme i hoteli mogu ponuditi više opcija, što će vjerovatno imati razlike u cijenama što će dovesti do veće vrijednosti s budžetom. Pružanje što više informacija u hotelu štedi svima vrijeme i može uštedjeti na budžetu.

Izazov #3 Ići u korak s tehnologijom. U tehnološkom okruženju koje se kreće brzinom munje, ostati u toku i upoznati se s utjecajem tehnologije na postizanje produktivnosti može biti zastrašujuće. Shvaćajući da milenijumski polaznici mogu biti daleko ispred u svom tehničkom znanju, tehnološke primjene i očekivanja mogu biti zastrašujuće. Čini se da čak i rukovodstvo unutar odabranih organizacija ne shvata uvijek kako tehnologija revolucionira iskustvo sastanaka danas.

Predloženo rješenje: Ostati u toku sa tehnološkim napretkom ključno je za uspješan ishod svakog sastanka, konferencije ili društvenog skupa. Da, neke dugoročne prakse su još uvijek cijenjene kao što su bijele ploče i LCD plejeri. Ali interakcija sa uređajima za učesnike stavlja učenje sa sastanka doslovno u ruke sagovornika na način koji odjekuje u generaciji koja je odrasla na slanju poruka, objavama na društvenim mrežama, interaktivnim aplikacijama i još mnogo toga. Ovo su alati koje koriste u svakodnevnom životu i trebali bi biti alati za koje mogu očekivati ​​da će koristiti na sastancima važnim za njihov uspjeh i uspjeh njihovog poslodavca.

Izazov #4 Nedostatak kreativnosti. Korporativna birokratija hotela velikih brendova djelimično objašnjava zahtjeve planera za većom kreativnošću u procesu sastanka i daleko fleksibilnijim poslovnim okruženjem. Veći hotelski brendovi često imaju korporativne politike koje mogu postaviti ograničenja u pomicanju granica u stvaranju ultimativnog iskustva sastanka za planere. Ali ne može se zanemariti potreba za inovacijama i originalnim događajima, maštovitom upotrebom tehnologije, efikasnim teambuilding vježbama, novim iskustvima čak i na najiskušanijim i najistinitijim destinacijama, te raznolikom, održivom i zdravom hranom.

Predloženo rješenje: Udružite se s hotelom ili odmaralištem koji kreativno radi sa planerima i grupama kako bi se napravio plan puta prilagođen određenoj grupi i skupu ciljeva sastanka. Nezavisni i mali brendovi, po samoj prirodi svoje nezavisnosti, pokazali su se kao eksperti u kreativnom otkrivanju i pomaganju u planiranju za postizanje ciljeva profesionalnih planera i grupa, čineći to sa neograničenim razmišljanjem, izuzetno jedinstvenom grupom. inicijative i daleko od dosadnog programiranja teambuildinga. Privatne kompanije za upravljanje destinacijama također mogu biti važan resurs, a Teneo predlaže partnerstvo s njima kako bi pomogli da grad ili destinacija ožive za susrete s gostima maksimiziranjem lokalnih resursa i atrakcija na način koji je značajan za grupu.

Izazov #5 Povećanje složenosti i rastući troškovi hrane i pića. Kako populacija postaje raznovrsnija, sklonosti prema hrani i prehrambeni zahtjevi su postali složeniji. Rastuća svijest o pitanjima zdravlja i održivosti doprinosi mješavini koja bi mogla postati problematičnija i skuplja. Zahtjevi za paleo, keto, pescatarijansku, vegansku i vjersku ishranu među najnovijim su trendovima u konferencijskom objedovanju u 2019. Ispitanici su također pozvali na bolje upravljanje naručivanjem hrane kako bi se smanjili troškovi i eliminirao otpad.

Predloženo rješenje: Ovo je područje u kojem nezavisni i mali brendovi hoteli mogu postati ultra kreativni za planera jer su u više poduzetničkom i kreativnom načinu rada, manje ograničeni zahtjevima i ograničenjima velikih brendova. Obično mogu ponuditi kreativniji proizvod sa smanjenim troškovima. Radeći s kuharima i voditeljima banketa iz ovih objekata na početku procesa planiranja i iskrenim po pitanju budžetskih ograničenja, moguće je postići ozbiljne uštede na hrani i piću uz maksimalnu kreativnost.